Trop souvent des idées jaillissent dans notre tête, le courrier arrive à notre domicile, des dossiers s'empilent sur notre bureau, on nous donne des numéros de téléphone et des rendez-vous alors que nous sommes sur le point de partir... Et tout ceci disparait, est oublié ou relégué dans le fond d'un tiroir poussiéreux, pour ne plus jamais ressortir. Le problème: c'est que nous n'avons pas de système pour collecter toutes les informations, les papiers et les emails qui qui inondent notre vie. Ce système devrait nous permettre d'avoir une vie organisée de façon systématique.

Pour s'attaquer à ce problème, nous allons essayer d'avoir un endroit pour déposer toutes les choses qui entrent dans notre vie. Nous allons aussi prendre l'habitude de noter toutes nos idées immédiatement, au lieu de faire confiance à notre cerveau pour en garder la trace. Si nous comptons seulement sur notre cerveau, il va être saturé. Il a l'habitude d'oublier ce dont nous avons besoin au moment où l'on en a besoin. L'habitude de tout collecter est simple: avoir un nombre très réduit d'endroits où collecter les informations et les papiers, et s’en tenir à ce système. Donc, pour les papiers qui arrivent sur votre bureau, vous devriez avoir un endroit pour les collecter: une boite de réception. Ne mettez plus de feuilles de papier au fond d'un tiroir, arrêtez de coller des Post-it partout sur votre bureau ou d'empiler votre courrier ailleurs que dans votre boite de réception. Cette boite de réception est votre emplacement unique pour collecter toutes ces choses. Et il faut vous y tenir ! Vous devriez aussi avoir une boite de réception à la maison, pour collecter votre courrier personnel, les papiers du travail ou de l'école, les messages téléphoniques, vos listes de courses, vos factures... En fait: tout! À partir de maintenant, plus rien ne doit être perdu.  

Mais nous avons aussi besoin de prêter attention à un type spécial de boite de réception: un outil adapté pour noter toutes vos idées, vos notes, les informations que l'on vous donne à la volée, les tâches à faire, les actions à entreprendre suite à une réunion... En un mot, tout ce qui arrive dans votre vie qui n'est pas déjà écrit ou enregistré sur un support. Jusqu'à maintenant, vous vous êtes sans doute fier à votre mémoire pour vous souvenir de ces choses. Et peut-être les notiez-vous dans une liste de tâches à faire à votre retour au bureau. Malheureusement, votre esprit n'est pas un outil 100% fiable. Il oublie des choses quand vous en avez besoin, et vous les rappelle lorsque vous n'en avez pas besoin. Au lieu de cela, nous allons prendre l'habitude de sortir toutes ces choses de notre tête pour les noter sur un support. Portez sur vous un petit carnet (ou n’importe quel outil qui fonctionne pour vous) et notez chaque tâche, idée, projet ou autre information qui surgit dans votre esprit. Sortez-le de votre tête, mettez-le sur papier, ainsi vous ne l’oublierez pas.

Quand vous êtes à une réunion et qu’une idée d’action à faire plus tard vous vient à l’esprit, notez-la. Lorsque votre chef vous appelle pour vous demander de bosser sur un projet, notez-le. Quand une personne vous laisse un numéro de téléphone ou une adresse email lors d'une fête, notez-le. Vous comprenez l'idée. ZTD vous propose d'avoir toujours sur vous un outil très simple, portable et facilement utilisable pour tout noter. Un petit carnet ou une pile de fiches cartonnées sont les bienvenues (mais pas obligatoire). Simplement parce qu'ils sont plus facile à utiliser et à transporter qu'un smartphone ou qu'un ordinateur portable. Lorsque vous êtes de retour au bureau ou à la maison, transférez vos notes dans votre liste de tâches. Une simple liste de tâches fera très bien l'affaire pour le moment. Des listes contextuelles pourront faire l'objet d'une nouvelle habitude plus tard. Un choix populaire mais pas forcément nécessaire: le carnet Moleskine. C'est mon outil de collecte préféré. Tout simplement Parce qu'il se porte facilement, il est durable et je le trouve plutôt joli. J'adore écrire dedans. Cependant, n'importe quel petit carnet fera aussi bien l’affaire, sans aucun doute. Vous pourriez aussi essayer le "Hipster PDA".

La clé, pour mettre en place cette habitude est de tout noter, tout de suite, avant de l'oublier. Puis de transférer ces notes dès que vous rentrez au bureau ou à la maison. Ne remettez jamais ces 2 étapes à plus tard. Sinon ces notes vont s'entasser et vous risquez de ne pas les traiter. Gardez le cap !. Ainsi, portez votre carnet tout le temps, et partout. Quel que soit le système que vous choisissez, il doit être vraiment facile à transporter et pratique pour y noter rapidement vos idées. Vous avez besoin de l'avoir auprès de vous où que vous alliez, au lit, dans les magasins, à l'hôpital... N'importe où. Cette simple habitude de collecter toutes les informations qui vous parviennent dans ce petit carnet et dans quelques autres boites de réception va énormément améliorer votre organisation et finalement votre productivité. Vous allez enfin arrêter d'oublier des choses, de perdre des informations et vous saurez où vous en êtes, tout le temps.

Je ne sais pas ce que vous avez pensé de ce texte mais personnellement je l'ai trouvé révolutionnaire par la simplicité de la méthode et la facilité de la mettre en place. J'ai mis en place cette première habitude de tout noter il y a 2 mois maintenant. Dans un prochain article, je vous ferais part de mes retour d'expériences et des outils que j'ai choisi d'utiliser...