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ZTD 3ème Habitude: Planifier.

Zen To Done - Habitude 3 : planifier
Zen To Done - Habitude 3 : planifier
Cyril Maitre
Passez un peu de temps seul chaque jour.
Dalai Lama
Donc, vous avez une liste de choses à faire, et une nouvelle journée qui commence devant vous. Alors, qu'allez-vous faire aujourd'hui? Les décisions que vous prenez à propos de ce que vous avez à faire chaque semaine, chaque jour, à chaque moment composent un processus appelé "workflow" (flux de travail).
Avec Zen To Done, je vous suggère de transformer le workflow non structuré de Getting Things Done en un processus structuré et optimal.
ZTD - Objectif de la planification
ZTD - Objectif de la planification
Cyril Maitre
Pourquoi devriez-vous planifier et mettre de l'ordre dans votre journée et dans votre semaine ?
Parce qu'autrement, vous êtes à la merci des vents du changement, réagissant à ce qui vient à vous plutôt que de vous consacrer à ce que vous considérez comme important et que vous voulez réellement accomplir. Contrôlez votre journée, plutôt que de laisser les besoins, les souhaits et les priorités des autres vous contrôler.
Contrôlez votre journée, plutôt que de laisser les besoins, les souhaits et les priorités des autres vous contrôler.
Maintenant, chacun a un style de travail personnel, et si ce système structuré ne vous correspond pas, je vous suggère d'essayer la méthode Getting Thing Done qui traite les tâches au fil de l'eau sans planifier. Ce n'est pas une mauvaise façon de faire.  
En tout cas, voici le workflow que je vous recommande dans le cadre de Zen To Done: Chaque semaine, listez les Grosses Pierres que vous voulez mener à bien et programmez les en premier dans votre agenda. Puis chaque jour, créez une liste de 1 à 3 Tâches les Plus Importantes (TPIs, c'est à dire vos Grosses Pierres du jour) et assurez-vous de les accomplir. Traitez vos TIPs en premier chaque jour pour les sortir vite de votre liste de tâches et pour vous assurer qu'elles seront bien accomplies. C'est une des habitudes les plus simples de Zen To Done, mais aussi une des plus importantes! Pourquoi? Parce qu'elle donne un but, une direction à votre journée et à votre semaine. Au lieu de vous agiter sur la montagne de tâches de votre liste, vous vous concentrez sur la réalisation des plus importantes.
Bien sûr vous allez aussi vous occuper des autres tâches de votre liste, mais vous identifiez d'abord celles que vous voulez vraiment accomplir. Celles qui vous sentiront fier du travail accompli lorsque vous ferez votre revue de la journée écoulée. Souvent, nous travaillons dur et faisons beaucoup de choses, mais lorsque l'on regarde en arrière à la fin de la journée, nous n'avons pas réellement accompli grand chose... Comment mettre en place cette habitude? Voici quelques astuces:
ZTD - Process de planification
ZTD - Process de planification
Cyril Maitre

1 Les Grosses Pierres.  

Au début de chaque semaine (le dimanche ou le lundi, à vous de choisir), asseyez-vous et passez en revue votre liste de tâche à faire. Qu'est ce que vous voulez vraiment accomplir cette semaine?  
Ceux sont vos Grosses Pierres! Ce terme vient du livre de David Allen "Les 7 Habitudes De Ceux Qui Réussissent Tout ce qu'ils Entreprennent". Cela signifie que vous devez "poser" ces Grosses Pierres en premier sur votre agenda. Laissez ensuite les petites pierres et le gravier (vos tâches moins importantes) remplir votre calendrier autour des grosses Pierres. Si ne le faites pas, les petites pierres et le gravier rempliront votre agenda, ne laissant pas assez de place pour vos Grosses Pierres. Essayez de ne conserver que 4 à 6 Grosses Pierres par semaine au début. Plus tard avec l'expérience, vous saurez ce que vous pouvez accomplir en une semaine et vous en planifierez plus au besoin. Assurez-vous d'y inclure au moins deux tâches faisant partie de projets à plus long terme.

2 Planifier.

Maintenant, prenez ces Grosses Pierres et programmez-les dans votre agenda hebdomadaire. N'en placez qu'une ou deux par jour pour ne pas vous sentir surbooké. Réservez-leurs des blocs d'une ou deux heures, le plus tôt possible dans la journée. Maintenant que ces tâches importantes sont verrouillées, vous pouvez planifier d'autre choses autour si nécessaire.

3 TPIs: Tâches les Plus Importantes.  

Chaque matin, décidez quelles sont vos tâches les plus importantes à réaliser au cours de la journée. Ce seront sans doute les mêmes que vos Grosses Pierres. Mais comme les choses évoluent, vous pouvez avoir différentes TPIs. Choisissez jusque' à 3 TPIs par jour. Cela peut inclure une Grosse Pierre et 2 autres tâches assez importantes par exemple. Réservez leur un moment le plus tôt possible dans la journée.

4 Agissez.

Maintenant voici la partie la plus importante: accomplissez vos tâches. La première chose à faire le matin, avant même de consulter votre boite mail: traitez votre première TPI. Supprimez toute distraction et restez concentré sur cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée. une fois que c'est fait, récompensez-vous... mais assurez-vous d'aller traiter votre seconde TPI rapidement!

5 Regardez en arrière et dites "ahhh".  

Si vous avez terminé toutes vos TPIs, vous vous sentirez bien. Faite une revue de ce que vous avez accompli durant cette journée et félicitez-vous. Vous avez bien mérité une récompense. Dans le prochain article consacré à la méthode de productivité simple Zen To Done, la quatrième habitude: Agir.

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Secret de mémoire : les crochets mémoire

Dans cet article, j'aimerais aborder avec vous le sujet méconnu des crochets mémoire. C'est un terme emprunté à l'art de la mémoire utilisé et transmis dans le cadre des spectacles de mentalisme. Ce terme de crochet mémoire est parfois repris aussi par les athlètes de la mémoire qui participent à des Championnats de mémorisation et réalisent des exploits qui semblent surhumains (ce n'est que de la méthode et beaucoup de travail).En psychologie cognitive, les spécialistes parlent plutôt d'indices récupérateurs. Mais comprenez bien, indices récupérateurs et crochets mémoire désignent la même chose.Et cette chose, c'est ce que je vous propose d'explorer dans cet article.Alors commençons par le commencement...Pour reprendre la définition de Wikipedia :Il est donc important de bien distinguer trois étapes dans le processus de mémorisation :En d'autres mots il est aussi important de savoir faire "rentrer" les informations que de les faire "sortir" quand vous en avez besoin.Et cette dernière étape, le rappel, dépend complètement de comment a été réalisé la première, l'encodage.Sans encodage efficace, pas de rappel !L'encodage c'est le processus qui consiste à mettre une information en mémoire.J'imagine qu'à ce stade, ça ne vous avance pas plus sur le sujet...On pourrait dire qu'il s'agit de transformer l'information brute que vous recevez en quelque chose de plus compréhensible et mémorable. Et une des clés pour que l'encodage fonctionne bien, c'est que cette transformation (on pourrait dire aussi adaptation) soit la plus personnelle possible.C'est là que vont intervenir les crochets mémoire (ou indices récupérateurs). En utilisant vos propres crochets mémoire, vous allez convertir l'information que vous voulez mémoriser en quelque chose de très facile à retenir et à réactiver lors de la phase de rappel.Pour bien comprendre de quoi il s'agit, je vous propose de voir comment appliquer le principe d'encodage dans deux contextes différents :Voyons d'abord l'encodage mental. Il repose sur deux grands principes : 1) l'association et 2) l'imagination.Par association, j'entends comment vous pouvez associer une idée encore inconnue que vous voulez retenir à quelque chose de connu et que vous pourrez réactiver facilement. Une des techniques de mémoire les plus connues est le nœud dans le torchon. Ça vous dit quelque chose ?Le soir, lorsque vous voulez retenir quelque chose pour le lendemain matin, vous prenez un torchon en pensant fort à ce que vous voulez retenir tout en faisant consciemment un nœud avec le torchon.Laissez  ensuite ce torchon noué bien en vue sur la tablette de la cuisine.Lorsque que vous allez vous lever le lendemain matin, en arrivant dans la cuisine, vous allez commencer par vous demander "mais qu'est que c'est que ce torchon avec un nœud ?Puis naturellement le processus de la veille (penser à ce que vous voulez retenir en faisant le nœud) va vous revenir en mémoire.Et là c'est gagné ! Vous vous êtes rappelé de ce que vous aviez besoin au moment où vous en aviez besoin.Pour résumer, vous pouvez découper ce processus en 4 phases :L'étape suivante est d'utiliser votre imagination (visualisation) pour renforcer les associations grâce à des images mentales puissantes et éveillant des émotions.Il vous suffit de mettre en scène mentalement vos crochets mémoire pour les retenir très vite. C'est le secret des champions de mémorisation qui réalisent des exploits dans ce domaine.Dit comme ça, ça peut peut-être vous paraître compliqué à ce stade. En fait c'est très simple à mettre en pratique.Il existe différentes techniques comme la méthode de la chaîne, la méthode des lieux, les nombres-formes, le code chiffre-lettre, les tables de rappel des plus simples au plus complexes, etc...Chaque technique va vous demander plus ou moins de temps pour être maîtrisée et utilisable (de quelques minutes à quelques heures).Ensuite vous aurez à votre disposition tout un arsenal pour mémoriser à la volée sans prendre de notes.Si vous voulez en savoir plus sur comment maîtriser toutes ces techniques avec une stratégie de mémorisation vraiment efficace, je vous invite à jeter un œil sur la formation Zoom "Mémoire et Pensée Visuelle).Vous passerez deux jours avec moi à explorer et expérimenter ces techniques. Vous venez de voir comment mémoriser en encodant mentalement des informations.J'aimerais maintenant partager avec vous comment encoder de l'information par écrit de manière vraiment efficace pour mémoriser.Ici aussi, la méthode repose sur un nombre très limité de principes simples :On me demande souvent : "Mais Cyril comment on fait pour trouver ces idées clés ?"Commencez par définir ce que vous êtes venu chercher en terme d'information. Que voulez-vous savoir ? De quoi avez-vous besoin ? Pour quoi faire au final ?En bref... Quel est votre objectif pour consacrer du temps et de l'énergie à mémoriser ?Il est impossible de tout retenir sur tout...Cette première étape de sélection en fonction de votre objectif est capitale (et c'est la même chose en lecture efficace).Une fois votre objectif de prise de notes posé, vous allez vous attacher à saturer les idées qui répondent à votre objectif.Préférez des mots clés ou des phrases courtes.Vous pouvez garder ces informations dans leur syntaxe d'origine. Mais le mieux est de les encoder avec vos propres mots. Reformuler en gardant toujours le sens original bien sûr.Et encore mieux, vous pouvez encoder sous forme de mots et aussi rajouter quelques pictogrammes de votre cru.C'est la base du mind mapping et du sketchnoting.Et rassurez-vous... Aucun talent artistique pour le dessin n'est requis ! C'est du dessin pour la pensée visuelle et ça s'apprend très facilement.Maintenant l'enjeu pour vous est de relier ces éléments clés pour donner du sens à l'ensemble.Trouver les liens de causalité, d'association, de similitudes, de différences, temporels, etc...C'est à ce moment que va apparaître votre "système d'information" sur le sujet.C'est simple, il vous suffit d'apprendre les méthodes et les pratiquer régulièrement.C'est la meilleure clé du succès que je connaisse ;-)Ensuite l'utilisation de crochets mémoire dans la phase d'encodage n'est qu'une première étape.Souvenez-vous :Pour stocker sur le long terme vous aurez besoin de méthodes spécifiques. C'est l'étape d'après. Mais sans encode efficace... pas de mémoire à long terme.Alors je vous encourage à bien soigner cette étape.Si vous souhaitez allez loin  avec nous dans cette aventure de la mémoire, je vous encourage à jeter un coup d'œil sur nos formations Zoom "Mémoire et Pensée Visuelle".Je vous initierai à une méthode en 5 étapes qui met en lumière tout le processus de mémorisation.Voici donc les grandes idées à retenir de cet article :

Elouan, 10 ans, mémorise 100 Décimales de Pi.

Elouan est le grand frère de Léna qui a déjà mémorisé les 100 premières décimales de Pi dans cette vidéo. Voici donc sa prestation.Pour connaitre les astuces mnémotechniques qu'il a utilisées, vous pouvez jeter un coup d’œil à cet article sur les secrets pour mémoriser 100 décimales de Pi.
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