ZTD 3ème Habitude: Planifier.

Donc, vous avez une liste de choses à faire, et une nouvelle journée qui commence devant vous. Alors, qu'allez-vous faire aujourd'hui? Les décisions que vous prenez à propos de ce que vous avez à faire chaque semaine, chaque jour, à chaque moment composent un processus appelé "workflow" (flux de travail).
Avec Zen To Done, je vous suggère de transformer le workflow non structuré de Getting Things Done en un processus structuré et optimal.

Pourquoi devriez-vous planifier et mettre de l'ordre dans votre journée et dans votre semaine ?
Parce qu'autrement, vous êtes à la merci des vents du changement, réagissant à ce qui vient à vous plutôt que de vous consacrer à ce que vous considérez comme important et que vous voulez réellement accomplir. Contrôlez votre journée, plutôt que de laisser les besoins, les souhaits et les priorités des autres vous contrôler.

Maintenant, chacun a un style de travail personnel, et si ce système structuré ne vous correspond pas, je vous suggère d'essayer la méthode Getting Thing Done qui traite les tâches au fil de l'eau sans planifier. Ce n'est pas une mauvaise façon de faire.  

En tout cas, voici le workflow que je vous recommande dans le cadre de Zen To Done: Chaque semaine, listez les Grosses Pierres que vous voulez mener à bien et programmez les en premier dans votre agenda. Puis chaque jour, créez une liste de 1 à 3 Tâches les Plus Importantes (TPIs, c'est à dire vos Grosses Pierres du jour) et assurez-vous de les accomplir. Traitez vos TIPs en premier chaque jour pour les sortir vite de votre liste de tâches et pour vous assurer qu'elles seront bien accomplies. C'est une des habitudes les plus simples de Zen To Done, mais aussi une des plus importantes! Pourquoi? Parce qu'elle donne un but, une direction à votre journée et à votre semaine. Au lieu de vous agiter sur la montagne de tâches de votre liste, vous vous concentrez sur la réalisation des plus importantes.

Bien sûr vous allez aussi vous occuper des autres tâches de votre liste, mais vous identifiez d'abord celles que vous voulez vraiment accomplir. Celles qui vous sentiront fier du travail accompli lorsque vous ferez votre revue de la journée écoulée. Souvent, nous travaillons dur et faisons beaucoup de choses, mais lorsque l'on regarde en arrière à la fin de la journée, nous n'avons pas réellement accompli grand chose... Comment mettre en place cette habitude? Voici quelques astuces:

Au début de chaque semaine (le dimanche ou le lundi, à vous de choisir), asseyez-vous et passez en revue votre liste de tâche à faire. Qu'est ce que vous voulez vraiment accomplir cette semaine?  

Ceux sont vos Grosses Pierres! Ce terme vient du livre de David Allen "Les 7 Habitudes De Ceux Qui Réussissent Tout ce qu'ils Entreprennent". Cela signifie que vous devez "poser" ces Grosses Pierres en premier sur votre agenda. Laissez ensuite les petites pierres et le gravier (vos tâches moins importantes) remplir votre calendrier autour des grosses Pierres. Si ne le faites pas, les petites pierres et le gravier rempliront votre agenda, ne laissant pas assez de place pour vos Grosses Pierres. Essayez de ne conserver que 4 à 6 Grosses Pierres par semaine au début. Plus tard avec l'expérience, vous saurez ce que vous pouvez accomplir en une semaine et vous en planifierez plus au besoin. Assurez-vous d'y inclure au moins deux tâches faisant partie de projets à plus long terme.

Maintenant, prenez ces Grosses Pierres et programmez-les dans votre agenda hebdomadaire. N'en placez qu'une ou deux par jour pour ne pas vous sentir surbooké. Réservez-leurs des blocs d'une ou deux heures, le plus tôt possible dans la journée. Maintenant que ces tâches importantes sont verrouillées, vous pouvez planifier d'autre choses autour si nécessaire.

Chaque matin, décidez quelles sont vos tâches les plus importantes à réaliser au cours de la journée. Ce seront sans doute les mêmes que vos Grosses Pierres. Mais comme les choses évoluent, vous pouvez avoir différentes TPIs. Choisissez jusque' à 3 TPIs par jour. Cela peut inclure une Grosse Pierre et 2 autres tâches assez importantes par exemple. Réservez leur un moment le plus tôt possible dans la journée.

Maintenant voici la partie la plus importante: accomplissez vos tâches. La première chose à faire le matin, avant même de consulter votre boite mail: traitez votre première TPI. Supprimez toute distraction et restez concentré sur cette tâche jusqu'à ce qu'elle soit terminée. une fois que c'est fait, récompensez-vous... mais assurez-vous d'aller traiter votre seconde TPI rapidement!

Si vous avez terminé toutes vos TPIs, vous vous sentirez bien. Faite une revue de ce que vous avez accompli durant cette journée et félicitez-vous. Vous avez bien mérité une récompense. Dans le prochain article consacré à la méthode de productivité simple Zen To Done, la quatrième habitude: Agir.