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ZTD 5ème habitude : Avoir un Système Simple et Sûr.

Simplifier, simplifier, simplifier.
Thoreau
Simplicité
Simplicité
Cyril MAITRE
Une des clés des systèmes de gestion du temps est la liste de tâches. Cette dernière permet de garder bien organisées toutes les tâches que vous ne pouvez pas faire sur le moment. Ainsi vous savez ce que vous avez à faire à chaque instant.  
Dans son système GTD (Getting Thing Done), David Allen propose de catégoriser vos tâches dans des « sous-listes » en fonction du contexte les concernant. Par exemple :  
  • @travail.
  • @ordinateur
  • @maison
  • @appels
  • @itinérant @etc….
De cette façon, lorsque vous êtes dans un contexte particulier, vous n’avez qu’à consulter la liste s’y référant plutôt que de chercher dans une longue liste de tâches qui sont complètement irréalisables sur le moment. Avec ZTD (Zen To Done), il est capital d’avoir un système simple que vous allez réellement utiliser… un système dans lequel vous aurez une entière confiance pour conserver vos informations. Ci-dessous, vous trouverez les 3 ingrédients d’un système à la fois simple et sûr :
  1. La structure.
    Un système simple devrait être composé de boites de réception, d’un calendrier, de listes de tâches et d’un système de référence.
  2. Les outils.
    Il est aussi très important que vous utilisiez des outils d’une grande simplicité. Comme ça, votre système n’aura pas besoin de beaucoup de temps pour être maintenu à jour.
  3. L’utilisation.
    Finalement, ce qui compte vraiment c’est que vous utilisiez votre système. Que vous preniez l’habitude de le consulter quotidiennement.

La Structure de votre système.  

Avec ZTD, vous devez utiliser les listes dont vous avez besoin, tout en gardant votre système aussi simple que possible. Même si le concept de listes par contexte est utile, ces listes se révèlent parfois difficiles à maintenir à jour.  
La structure de votre système
La structure de votre système
Cyril MAITRE
Voici à quoi pourrait ressembler une structure de listes selon ZTD :  
  • @travail : pour toutes les tâches relatives au domaine professionnel.
  • @personnel : pour toutes les tâches personnelles.
  • @itinérant : une liste de tâches à faire lorsque vous êtes en déplacement.
  • @appels : pour les appels téléphoniques que vous pouvez passer de n’importe où.
  • @en attente : une liste bien utile pour les choses que vous voulez suivre en continu.
  • @un jour, peut-être : une liste pour tout ce que vous ne voulez pas ou ne pouvez pas faire maintenant, mais que vous voulez consulter plus tard. 
Quelle que soit la structure que vous mettrez en place, rappelez-vous qu’il ne s’agit pas de votre liste de tâches quotidiennes. Les listes « travail » et « personnel » sont des listes maîtresses dans lesquelles vous pouvez choisir vos TPIs du jour et vos Grosses Pierres de la semaine (voir l’habitude 3 : planifier). Les listes « itinérant », « appels » et « en attente » peuvent être consultées selon vos besoins. Vous pouvez aussi mettre en place une liste de projets pour suivre ces derniers. Les autres composants de votre système, hormis les listes de tâches devraient être les boites de réception (voir habitude xxxxxx), un calendrier et un système de classement simple pour vos documents de référence.

Les Outils.  

Les outils
Les outils
Cyril MAITRE
La plupart des outils préconisés dans la méthode GTD (Outlook, Remember the milk, Toodledo,…) rendent l’utilisation d’un système de productivité compliquée. La vérité, c’est que vous n’avez vraiment besoin que de vos listes. Beaucoup de personnes perdent du temps inutilement avec leurs outils en créant des systèmes compliqués, en changeant leurs outils ou leur méthode chaque semaine, au lieu de passer réellement à l’action.

Le système ZTD vous propose d’utiliser les outils les plus simples possibles. ZTD se concentre sur les tâches à accomplir, pas sur les outils ! Maintenant, la question est : Quels outils utiliser pour gérer mes listes et les garder à jour ?

Voici mes recommandations :
Carnet Moleskine
Carnet Moleskine
Cyril MAITRE
Un carnet Moleskine : C’est mon outil de prise de notes préféré. Bien sûr, n’importe quel carnet qui tient dans votre poche peut convenir. C’est beaucoup plus simple à utiliser qu’un portable ou un smartphone (pas besoin de le mettre sous tension, de trouver et d’ouvrir la bonne appli, etc…). C’est parfait pour l’habitude 1 de tout noter. Mais le Moleskine a un charme particulier. Il est beau et est vraiment merveilleux à utiliser. Je le recommande grandement !
Hipster PDA
Hipster PDA
Cyril MAITRE
Hipster PDA : outil populaire parmi la communauté des low-fi GTD, le hipster PDA est extrêmement portable et basique. C’est simplement une pile de cartes papiers ou cartonnées attachées ensemble avec un clip. Vous pouvez trouver des modèles sur internet et les imprimer ou simplement écrire vos listes sur des fiches blanches. C’est vraiment pratique : vous pouvez retirer les fiches qui sont pleines et les remplacer par des vierges à n’importe quel moment.

Todoist : un autre outil très simple pour gérer vos listes de tâches. C’est celui que j’utilise en ce moment. Il y a peu j’utilisais toodledo qui est très (trop ?) complet. J’ai changé pour Todoist parce que je souhaitais quelque chose de plus simple et de plus convivial. Todoist apporte toutes les fonctions dont vous avez besoin, à travers une belle interface. Essayez-le, l’interface est très intuitive et ne requiert pas la lecture d’un manuel d’utilisation. Il ne possède pas une tonne de fonctionnalités, mais c’est ce qui fait tout son intérêt.  
Todoist
Todoist
Cyril MAITRE
Une fois que vous avez sélectionné votre outil, structurez vos listes en gardant votre système aussi simple que possible. Voici quelques autres outils simples qui pourraient vous être utiles : Un calendrier. Je vous suggère Google Calendar, 30 boxes, Outlook ou une version papier. Un système de référence. Pour le classement des papiers, utilisez des dossiers suspendus classés par ordre alphabétique dans un simple tiroir. C’est ce qui marche le mieux. Créez un fichier pour chaque projet, client et/ou sujet. Pour les documents numériques, vous pouvez utiliser un simple système de classement par dossiers calqué sur votre tiroir de dossiers suspendus.

Utilisation.  

La dernière partie de cette habitude, et réellement la plus importante (bien plus que les outils) est de consulter vos listes chaque jour. Je vous suggère d’en faire une partie de votre routine journalière (les routines journalières feront l’objet d’une habitude à part entière). Consultez vos listes une fois le matin et une fois à la fin de la journée. Bien sûr regardez vos listes @appels et @itinérant lorsque que vous en avez besoin. Ce n’est pas une habitude très dure à mettre en place. Mais c’est celle sur laquelle vous devrez porter votre attention pour les 30 prochains jours. Vous verrez, une fois que vous aurez pris l’habitude de suivre vos listes de tâches quotidiennement, votre vie sera bien mieux organisée et productive.  

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Avatar de CyrilPublié le lundi 21 mars 2022 à 08h25 par Cyril
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