ZTD 5ème habitude : Avoir un Système Simple et Sûr.

Une des clés des systèmes de gestion du temps est la liste de tâches. Cette dernière permet de garder bien organisées toutes les tâches que vous ne pouvez pas faire sur le moment. Ainsi vous savez ce que vous avez à faire à chaque instant.  

Dans son système GTD (Getting Thing Done), David Allen propose de catégoriser vos tâches dans des « sous-listes » en fonction du contexte les concernant. Par exemple :  

De cette façon, lorsque vous êtes dans un contexte particulier, vous n’avez qu’à consulter la liste s’y référant plutôt que de chercher dans une longue liste de tâches qui sont complètement irréalisables sur le moment. Avec ZTD (Zen To Done), il est capital d’avoir un système simple que vous allez réellement utiliser… un système dans lequel vous aurez une entière confiance pour conserver vos informations. Ci-dessous, vous trouverez les 3 ingrédients d’un système à la fois simple et sûr :

Avec ZTD, vous devez utiliser les listes dont vous avez besoin, tout en gardant votre système aussi simple que possible. Même si le concept de listes par contexte est utile, ces listes se révèlent parfois difficiles à maintenir à jour.  

Voici à quoi pourrait ressembler une structure de listes selon ZTD :  

Quelle que soit la structure que vous mettrez en place, rappelez-vous qu’il ne s’agit pas de votre liste de tâches quotidiennes. Les listes « travail » et « personnel » sont des listes maîtresses dans lesquelles vous pouvez choisir vos TPIs du jour et vos Grosses Pierres de la semaine (voir l’habitude 3 : planifier). Les listes « itinérant », « appels » et « en attente » peuvent être consultées selon vos besoins. Vous pouvez aussi mettre en place une liste de projets pour suivre ces derniers. Les autres composants de votre système, hormis les listes de tâches devraient être les boites de réception (voir habitude xxxxxx), un calendrier et un système de classement simple pour vos documents de référence.

La plupart des outils préconisés dans la méthode GTD (Outlook, Remember the milk, Toodledo,…) rendent l’utilisation d’un système de productivité compliquée. La vérité, c’est que vous n’avez vraiment besoin que de vos listes. Beaucoup de personnes perdent du temps inutilement avec leurs outils en créant des systèmes compliqués, en changeant leurs outils ou leur méthode chaque semaine, au lieu de passer réellement à l’action.

Le système ZTD vous propose d’utiliser les outils les plus simples possibles. ZTD se concentre sur les tâches à accomplir, pas sur les outils ! Maintenant, la question est : Quels outils utiliser pour gérer mes listes et les garder à jour ?

Voici mes recommandations :

Un carnet Moleskine : C’est mon outil de prise de notes préféré. Bien sûr, n’importe quel carnet qui tient dans votre poche peut convenir. C’est beaucoup plus simple à utiliser qu’un portable ou un smartphone (pas besoin de le mettre sous tension, de trouver et d’ouvrir la bonne appli, etc…). C’est parfait pour l’habitude 1 de tout noter. Mais le Moleskine a un charme particulier. Il est beau et est vraiment merveilleux à utiliser. Je le recommande grandement !

Une fois que vous avez sélectionné votre outil, structurez vos listes en gardant votre système aussi simple que possible. Voici quelques autres outils simples qui pourraient vous être utiles : Un calendrier. Je vous suggère Google Calendar, 30 boxes, Outlook ou une version papier. Un système de référence. Pour le classement des papiers, utilisez des dossiers suspendus classés par ordre alphabétique dans un simple tiroir. C’est ce qui marche le mieux. Créez un fichier pour chaque projet, client et/ou sujet. Pour les documents numériques, vous pouvez utiliser un simple système de classement par dossiers calqué sur votre tiroir de dossiers suspendus.

La dernière partie de cette habitude, et réellement la plus importante (bien plus que les outils) est de consulter vos listes chaque jour. Je vous suggère d’en faire une partie de votre routine journalière (les routines journalières feront l’objet d’une habitude à part entière). Consultez vos listes une fois le matin et une fois à la fin de la journée. Bien sûr regardez vos listes @appels et @itinérant lorsque que vous en avez besoin. Ce n’est pas une habitude très dure à mettre en place. Mais c’est celle sur laquelle vous devrez porter votre attention pour les 30 prochains jours. Vous verrez, une fois que vous aurez pris l’habitude de suivre vos listes de tâches quotidiennement, votre vie sera bien mieux organisée et productive.