ZTD 9ème Habitude: Mettez En Place Des Routines

Cet article est la suite d'une série consacrée à la méthode productivité ZEN TO DONE.

Si vous ne l'avez pas encore lu, je vous encourage à aller voir cet article "comment mettre en place les 10 habitudes" avant de vous lancer dans l'aventure... Ces articles sont mes traductions de l'ebook en anglais Zen To done de Léo Babauta. C'est lui qui parle à travers ces lignes.

Créez des routines quotidiennes et hebdomadaires pour donner à votre journée et votre semaine un sentiment plus ordonnée et plus calme. Les routines peuvent également simplifier grandement votre journée de travail et votre vie personnelle. Comme votre journée sera moins chaotique, vous pourrez regrouper les tâches similaires et les traiter ensemble. Vous pourrez ainsi être sûr de faire les choses que vous avez vraiment besoin de faire. Plus important encore, les routines vous donnent le contrôle de votre journée, au lieu de vous mettre à la merci des flux de toutes les demandes entrantes dans votre système. Sans ces routines, il nous est difficile de dire «non» aux demandes qui arrivent, et nous sommes à la merci des personnes et sites Web qui attirent notre attention. Ce n'est pas une bonne chose, si vous voulez mener à bien vos tâches les plus importantes de la journée.

Prenez le contrôle de votre vie. Mettez en place des routines et apprenez à les suivre. Voici quelques conseils pour y arriver:

Tâches professionnelles.

Faites une liste de toutes les choses que vous voulez ou devez accomplir dans votre vie professionnelle. Cela pourrait être de grandes choses comme la Revue hebdomadaire, ou des petites choses comme la rédaction de documents ou de rapports, ou le traitement quotidien de votre boite de réception, la définition de vos TPIs à faire en premier chaque jour, l'examen de vos objectifs, discuter de vos progrès avec votre patron, traiter votre boite e-mail, traiter les appels téléphoniques, etc…

Tâches personnelles.

Faites la même chose dans votre vie personnelle.

Cela pourrait inclure des choses comme l'exercice physique, le yoga, la méditation, l'écriture dans un journal intime, la lecture de votre flux RSS,. Ainsi que des tâches telles que faire les courses, payer les factures, faire les comptes, faire le ménage, vous occuper de vos enfants, aller à la banque, aller au bureau de poste, faire à manger, etc…

Traitez par lots.

Jetez un coup d’œil à vos listes et trouvez les moyens de grouper les petites tâches ensemble. Cela économise du temps et minimise les interruptions. Par exemple, si vous allez à l'épicerie, profitez-en pour aller à la banque, aller au bureau de poste et aller au magasin pour animaux. Notez-les ensemble dans votre liste de tâches sous l’onglet "courses" et faite-les en une seule journée. Vous pouvez créer un "jour du traitement des courriers" chaque semaine pour vos affaires personnelles et prendre soin de répondre à votre courrier, de payer les factures, de faire vos comptes, de préparer les lettres à poster, d’établir la liste des menus pour la semaine, d’écrire la liste de courses. Pour le travail, vous pourriez traiter par lots tous les appels téléphoniques en une heure, votre flux d’e-mail, les papiers que l’on vous apporte, etc…

Liste quotidienne.

Maintenant, regardez vos listes pour voir les tâches répétitives quotidiennes. Cela pourrait être le traitement de vos courriels, de vos appels téléphoniques, la définition de vos MIT, écrire dans votre journal, faire du sport, lire votre flux RSS, vider votre boite de réception, etc. Planifiez vos routines quotidiennes. Ne planifiez pas chaque minute de votre journée, mais réservez des créneaux pour vos tâches répétitives. Ma suggestion est d'avoir une routine le matin (peut-être une le matin à la maison et une autre quand vous arrivez au travail) et une routine de fin de journée (à nouveau, pour la fin de votre journée de travail et une autre avant de partir au lit). Laissez le reste de la journée (la plus grande partie de la journée) ouvert à la réalisation de vos TPIs et d'autres tâches à accomplir.

Liste hebdomadaire.

Les trucs que vous faites une ou deux fois (ou plus) par semaine, mais pas tous les jours, devraient faire partie d’une routine hebdomadaire. Cela pourrait être des choses comme votre revue hebdomadaire, aller au pressing, l'examen des objectifs (bien que cela puisse être mis dans votre revue hebdomadaire), le nettoyage de la maison, faire du sport (si vous pratiquez 3 fois par semaine, par exemple), faire les courses, vous occuper de vos finances, jardiner, etc. Planifiez ces choses tout au long de votre semaine, en essayant de ne pas trop vous charger chaque jour. Vous devriez avoir 2-3 choses par jour tout au plus. Un mélange idéal serait 1 à 2 choses par jour. Si vous avez tellement de tâches hebdomadaires que vous avez besoin de 3 à 4 choses par jour, ou plus, vous avez probablement besoin de simplifier, car il sera difficile de maintenir votre système de routines à ce rythme. Groupez des tâches à traiter par lots ou éliminez les moins importantes.

Testez et ajustez.

Maintenant que vous avez configuré vos routines quotidiennes et hebdomadaires, testez-les.

Pour les routines quotidiennes, testez-les pendant au moins une semaine. A la fin de la semaine, examinez comment cela s'est passé. S'il y a des choses qui ne fonctionnent tout simplement pas, faites des ajustements. Pour les routines hebdomadaires, testez-les pendant au moins deux semaines (sauf si cela ne marche vraiment pas, adaptez-les au plus vite). Faites des ajustements, et essayez à nouveau, jusqu'à ce que vous trouviez ce qui fonctionne avec vous.

Tenez bon

C'est le truc - il est facile de définir des routines, mais plus difficile de les appliquer sur le long terme. Mais une fois que vous trouverez un bon ensemble de routines qui marchent pour vous pendant 30 jours, elles vont devenir des habitudes. Et vous aurez une plus grande sensation de calme et de contrôle de votre vie. Comment pouvez-vous persévérer à les appliquer pendant 30 jours? Faites-en un défi de 30 jours, fixez-vous une récompense, engagez-vous socialement, affichez vos routines sur le mur à la maison et près de votre bureau, et ne vous fixez pas d'autres objectifs ou d’autres habitudes de changement pendant cette durée de 30 jours. Si vous pouvez vraiment focaliser votre énergie sur vos nouvelles routines pendant 30 jours, elles deviendront automatiques et nécessiteront moins d'énergie.