ZTD 8ème Habitude : Simplifier

Si vous êtes comme moi, vous avez une longue liste de tâches à faire. Vous les avez peut-être ventilées par contexte (travail, personnel, courses, appels, etc.). Votre liste de tâches est si longue qu'elle est écrasante. Vous ne pouvez jamais complètement effacer votre liste, car elle est de plus en plus longue chaque jour. 

Maintenant ma liste de tâches est fondamentalement une liste de trois choses essentielles que je veux faire aujourd'hui (mes MIT). J'ai aussi une liste de quelques petites tâches que je veux grouper, pour les réaliser en même temps, généralement en environ 30 minutes. Cela laisse le reste de ma journée libre pour les tâches plus importantes. J'utilise toujours mon calendrier, tout comme un moyen de me rappeler des rendez-vous, mais ce n'est pas vraiment un outil de gestion du temps. Je n'ai plus besoin d'outils de gestion du temps - j'ai simplifié ma liste à trois tâches, tous les jours. 

Prenez quelques minutes pour revoir vos tâches et vos listes de projets, et voyez comment vous pouvez les simplifier. Faites-en un défi. Voyez si vous pouvez les diviser par deux! Si vous avez 50 tâches, réduisez-les à 25. Ensuite, essayez de les diviser encore quelques jours plus tard. Comment vous éliminez vos tâches? Parfois, une tâche devient obsolète et n'est plus nécessaire. Supprimez-la. Parfois, une tâche peut être déléguée. Déléguez-la et rayez-la. Lisez la suite pour plus de conseils.

Comment savez-vous ce qui est essentiel? En définissant votre objectif principal, et d'autres objectifs secondaires si nécessaire. Vous devriez vraiment vous concentrer sur un seul objectif à la fois, mais si vous voulez faire 2 ou 3, c'est OK aussi. Il suffit de ne pas courir après 10 objectifs à la fois. Ces objectifs devraient être vos projets essentiels. Toutes les petites tâches sont essentielles si elles vous aident à atteindre ces objectifs, sinon elles ne le sont pas.

Dans combien de projets vous êtes-vous engagé? Combien de choses parascolaire faites-vous? Vous ne pouvez pas tout faire ! Vous devez apprendre à dire non, et reconnaître la valeur de votre temps.

J'ai récemment éliminé la plupart de mes flux RSS. J'ai aussi réduit le nombre de courriels auxquels je réponds. Et depuis plus d'un an maintenant, je n'ai pas lu un seul journal, ni regardé la télévision (à l'exception des DVD), ou lu un seul magazine. Les nouvelles ne m’apportent aucune valeur ajoutée. Simplifiez les entrées dans votre vie, et vous pouvez simplifier les sorties.  

Votre liste de choses à faire a tendance à s'accumuler au cours d'une semaine. Prenez quelques minutes chaque semaine pour éliminer le superflu, et éliminer un peu plus encore.  

Au cours de votre Revue hebdomadaire, déterminez les tâches les plus importantes que vous souhaitez accomplir au cours de la semaine prochaine. Ce sont vos Grosses Pierres. Maintenant, placez-les dans votre agenda. C’est votre première tâche de la journée. Faites ces tâches les plus importantes chaque jour, et faites-les en premier - ne les repoussez à la fin de la journée.  

Prenons le cas de deux journalistes. L’un d’eux est super occupé et écrit une dizaine d'articles par semaine. Ce sont tous des articles convenables, mais ils n’ont rien de spécial. Le second journaliste écrit un article par semaine, mais il obtient un titre en première page. On parle de lui dans toute la ville et il est commenté sur internet. Il lui obtient un prix de journalisme et devient un grand nom dans ce domaine. Grâce à cet article, il décroche un super job et signe un contrat pour un livre. Cet exemple est un peu extrême, mais il illustre le fait que certaines tâches sont vraiment rentables à long terme. et d'autres vous tiennent juste occupé. Ces dernières ne comptent pas du tout à long terme.

Le journaliste aurait pu rester à la maison toute la semaine et dormir, il n'aurait pas changé son monde (sauf qu'il n’aurait pas été payé). Concentrez-vous sur les tâches importantes, celles qui rendront votre nom célèbre, celles qui généreront des revenus à long terme, qui vous donneront une satisfaction durable. Ce sont vos Grosses Pierres. Éliminez le reste !

Voici votre système de planification chaque jour: écrire vos trois Tâches les Plus Importantes (TPI) sur une feuille de papier (j'écris la mienne dans un calepin Moleskine). C'est tout ! Cochez ces tâches quand vous les terminez. Consacrez toute votre journée, si possible, à ces trois tâches, ou tout du moins consacrez la première moitié de votre journée à leur exécution. Vos TPI sont essentiellement les Grosses Pierres que vous avez prévues pour cette semaine.

Au cours de la journée, d'autres choses apparaîtront et vous devrez vraiment vous en occuper ou cela pourrait créer des problèmes plus tard. Reportez-les sur une autre petite liste de tâches (la mienne est en bas de la page de mon carnet Moleskine). Vous n'avez sans doute pas besoin de les faire maintenant. Ecrivez-les pour y penser plus tard. Définissez un temps (30 minutes environ) pour le traitement par lots de ces tâches un peu plus tard dans la journée (peut-être vers 16 heures). Faites d’abord vos TPI, puis faites toutes ces petites tâches en même temps après. Cela pourrait être : passer des appels,  

Essayez de le faire rapidement et de les rayer de votre liste. Vous pourriez avoir quelques tâches laissées en suspens à la fin de la journée. Mieux vaut reporter les petites tâches à demain que les grandes. Traitez vos emails par lots aussi - si vous le faites tout au long de la journée, c'est à chaque fois une multitude d'interruptions. Il suffit de le faire une à deux fois par jour.