ZTD 6ème Habitude : Organiser

Cet article est la suite d'une série consacrée à la méthode productivité ZEN TO DONE. 

Un des truismes les plus anciens sur l’organisation est :  

Pourquoi cette formule est-elle si populaire ? Parce que ça marche ! Jetons un coup d’œil sur comment mettre en place cette habitude et ne plus jamais rien perdre. Y a-t-il des papiers dispersés sur votre bureau ? Est-ce que vous cherchez vos clés de voiture tous les jours ? Savez-vous en ce moment où se trouve chaque chose de votre vie ? Votre vie toute entière peut être organisée avec une seule règle : mettez chaque chose à sa place. C’est une habitude que j’essaie d’enseigner à mes enfants. Résultat : je n’ai pas besoin d’être constamment derrière eux et c’est une des habitudes les plus utiles que je leur ai enseignées. 

Mettez tous vos papiers entrants dans votre boite de réception, au travail et à la maison (voir habitude 1). Puis traiter votre boite de réception. Passer à l’action maintenant si cela prend moins de 2 minutes, reporter la tâche sur une todo list si elle prend plus de 2 minutes, déléguer la, ranger le document ou jeter le. Avec ce système, il n’y a aucune question sur ce que vous devez faire car vous avez un nombre d’’option limité.

Si vous vous apprêtez à déposer quelque chose sur votre comptoir, votre table, votre bureau, ou le jeter sur votre lit, réfléchissez à ceci : Est-ce la bonne place ? Y a-t-il une place plus appropriée ? Il n’y a pas forcément un place pour chaque chose, alors trouver en une ! Définissez une place pour chaque objet ou catégorie d’objets. Les clés de voiture? Ayez un endroit pour ranger vos clés, à chaque fois. Les vêtements sales? Ne les posez pas sur votre lit.  

Lorsque vous traitez les papiers de votre boite de réception, vous avez besoin d’un endroit pour en classer certains. Evitez d’avoir un paquet de dossiers empilés quelque part. Créez plutôt un système de classement simple. Le plus facile est le classement alphabétique mais si vous êtes un geek à la pointe de la technologie, vous pouvez essayer un classement sur une base hexadécimale :-) Pensez à conserver en permanence des dossiers vierges à porté de main pour créer de nouveaux fichiers en cas de besoin. N’ayez pas peur de créer de nouveaux dossiers. Surtout ne créez jamais un dossier “divers”! Car vous pourriez aussi l’appeler dossier “procrastination”.

Oui, je sais , vous allez le ranger plus tard. Ça n’est là que pour un petit moment. Et bien, sachez que ce “petit moment” conduit toujours à des amoncèlements de papiers et du bazar! N’attendez pas plus tard. Faite-le maintenant.  

Ranger vos affaires au fur et à mesure n’est pas une tâche que vous allez automatiser du jour au lendemain. Vous risquez d’oublier ou de procrastiner au début. Pour vraiment la mettre en place, vous avez besoin de consacrer 30 jours à cette nouvelle habitude. Faites en un challenge pour les 30 jours à venir. Concentrez vos efforts sur cette nouvelle habitude pour qu’elle devienne automatique.  

Une transition, c’est le moment ou vous terminez quelque chose et vous vous apprêtez à commencer autre chose. C’est à cet instant que vous devriez ranger les choses qui trainent de votre précédente occupation. Et c’est souvent à ce moment que l’on pense plus à la prochaine action à entreprendre qu’à ranger les reliquats de celle que l’on vient de terminer. Lorsque vous allez mettre en place cette habitude, faites attention aux transitions.  

Ne jetez plus jamais quelque chose sur la table, votre bureau, votre lit ou par terre. Si vous le faite, reprenez-vous et trouver un autre endroit pour cette chose. En fait, conserver toutes vos surfaces planes bien rangées. Jetez ce qui doit l’être et ranger le reste.  

Ce sont les meilleures amies de votre système d’organisation. Ayez une étiqueteuse sous la main et bien sur des étiquettes vierges. Vous pourrez ainsi repérer très rapidement le nom de vos dossiers. J’ai essayé d’étiqueter ma femme et mes enfants, mais ils n’ont pas vraiment accrochés.  

De temps en temps, il est profitable de revoir votre système d’organisation. Il n’est pas forcément judicieux de ranger un objet dans une pièce alors qu’on l’utilise habituellement dans une autre. Il peut être pratique par exemple d’avoir 3 paires de ciseaux si vous les utilisez régulièrement dans 3 pièces différentes. Parfois, il est plus logique de réorganiser une étagère ou un tiroir. revisitez de temps à autre vos espaces de rangement. Si vous perdez encore quelque choses, relisez les astuces présentées ci-dessus et travaillez à les mettre en place de nouveau. Si vous ne perdez plus rien, pensez au temps et à l’argent que vous avez gagnés en mettant en place cette habitude…